A személyes adatok kezeléséről és védelméről:
Önéletrajza elküldésével Ön hozzájárul, és egyben nyilatkozik arról, hogy az Active HR Consulting Bt. által meghirdetett pozíciókra vonatkozóan a pályázatában szereplő személyes adatait a kiválasztási folyamattal összefüggően nyilvántartásba vegyék, és az adatait kezeljék, felhasználják.
Az Active HR Consulting Bt. adatkezelésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (Avtv.) irányadó. Az adatszolgáltatás önkéntes.
Hozzájárul ahhoz, hogy az Adatkezelő az Ön részére postai úton levelet, elektronikus úton e-mailt küldjön. Ezen hozzájáruló nyilatkozat nem vonatkozik a kezelt adatok harmadik személy részére történő átadására, ez a törvényben írt kivételekkel kizárólag az előzetes hozzájárulásával történhet. Jelen hozzájáruló nyilatkozat bármikor korlátozás, feltétel és indokolás nélkül visszavonható.
Amennyiben a jövőben nem szeretne adatbázisunkban szerepelni és kéri az adatai törlését, akkor ezt bármikor, korlátozás nélkül megteheti az alábbi elérhetőségeken:
Active HR Consulting Bt.
+3670-630-1771
info@activehrc.hu
__________
ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
ACTIVE HR Consulting Bt.
2018.
Név: ACTIVE HR Consulting Bt.
Adószám: 25954700-2-05
Székhely: 3531 Miskolc, Nagysándor u. 2-4.
Munkaerő-közvetítési regisztrációs szám: BOM/01/2914-2/2017.
———————————
- Általános rendelkezések
- Adatkezelési Szabályzatunk jogszabályi alapja és célja:
- a) Az adatkezelés rendjét jelen adatkezelési szabályzat határozza meg. Adatkezelési szabályzatunk az alábbi jogszabály alapján készült: Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény
- b) Az adatkezelési szabályzat legfontosabb céljai az alábbiak:
– az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény végrehajtásának biztosítása,
– az intézményi adatkezelés és adatfeldolgozás szabályainak rögzítése,
– azon személyes és különleges adatok körének megismertetése a társasággal jogviszonyban állókkal, amelyeket a munkavállalóiról a társaság nyilvántart,
– azon személyes és különleges adatok körének megismertetése az érintett személyekkel, amelyeket a közvetítési tevékenység végzése során a pályázókról a társaság nyilvántart,
– az adatok kezelésére meghatalmazott munkavállalók körének rögzítése,
– az adatok továbbítási szabályainak rögzítése,
– a nyilvántartott adatok helyesbítési, törlési rendjének meghatározása,
– az adatnyilvántartásban érintett személyek jogai és érvényesítésük rendjének közlése,
– a titkok védelmével kapcsolatos rendelkezések meghatározása.
Összefoglalva tehát szabályzatunk célja az adatkezelésben érintettet személyek – egyértelmű és részletes – tájékoztatása az adataik kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat.
- Az adatkezelési szabályzat elfogadása, jóváhagyása, megtekintése
- a) A Társaság az Adatkezelési Szabályzatát 2018.05.23-án elfogadta.
- b) Jelen adatkezelési szabályzatot a cég székhelyén és honlapján megtekinthetik az érintettek. A szabályzat létéről és elérhetőségéről a céggel kapcsolatba kerülő érintetteket minden esetben tájékoztatni kell, mielőtt bármilyen, a szabályzat hatálya alá tartozó adat a cég kezelésébe kerül.
1.3 Az adatkezelési szabályzat személyi és időbeli hatálya
- a) Az adatkezelési szabályzat betartása a Társaság ügyvezető igazgatójára, és valamennyi munkavállalójára nézve kötelező érvényű.
- b) Az adatkezelési szabályzat az elfogadásának időpontjával lép hatályba, és határozatlan időre szól.
- c) Adatkezelési szabályzatunkat a munkavállaló a jóváhagyást követő dátummal létesített munkaviszony esetén köteles tudomásul venni. A cég közvetítési tevékenysége során a Pályázók a szabályzat létére és helyére történő tájékoztatása után, a pályázatra történő jelentkezéssel tudomásul veszik és magukra kötelezőnek ismerik el a szabályzatot.
- d) Az adatok kezelését a Társasággal munkaviszonyban állók esetében a Munka Törvénykönyve alapján, az abban meghatározott ideig végezzük. A közvetítési tevékenység során kezelt adatokat a pályázat lezártát követő év december 31-ig kezeljük, A Pályázó hozzájárulása esetén az adatok kezelése a pályázat lezárultát követő 2. év december 31-ig kezeljük. Az adatkezelési határidő lejártát követően, mind a papír alapú, mind az elektronikus nyilvántartásból az összes adat megsemmisítésre/törlésre kerül.
A Pályázó jelzése alapján adatokat soron kívül, 5 munkanapon belül törölni kell.
- Az nyilvántartott adatok köre
A nyilvántartott adatok körét a Munka Törvénykönyve rögzíti. Ezek az adatok kötelezően nyilvántartandóak az alábbiak szerint:
2.1 A közvetítési tevékenység során a Pályázók nyilvántartott és kezelt adatai
2.2.1 A Társaság kezeli a közvetítési tevékenység végzéséhez szükséges adatokat:
A pályázó
a) nevét,
b) lakóhelyét, tartózkodási helyét,
c) iskolai végzettségét,
d) szakképzettségét,
e) releváns munkatapasztalat adatait (előző munkáltató, jogviszonyok időtartama, munkakör), f) munkabér igényt,
g) a Pályázó által küldött önéletrajzban, illetve motivációs levélben megadott adatokat.
2.2.2 Profilalkotás
A Társaság a közvetítői tevékenység végzése során a Pályázókkal kapcsolatban profilalkotási tevékenységet nem végez, profilt nem készít.
- Az adatok továbbításának rendje
3.1 A munkavállalók adatainak továbbítása:
A Társaság alkalmazottainak nyilvántartott adatai hivatalos megkeresés és törvényi felhatalmazás alapján továbbíthatók a NAV-nak, Kormányhivatalnak, bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, helyi önkormányzatnak, államigazgatási szervnek, végrehajtónak, a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak, a nemzetbiztonsági szolgálatnak.
3.2 A közvetített munkavállalók adatainak továbbítása
A Pályázók adatai továbbíthatók Megbízó (lehetséges munkaadó) számára, amennyiben a Társaság véleménye szerint a Pályázó alkalmas a pozíció betöltésére:
- a) Pályázó neve, születési adatai, azonosító adatai,
- b) telefonszáma, e-mail címe, egyéb elérhetősége,
- c) a betöltendő pozícióra való alkalmasságot alátámasztó adatok, információk,
- d) a Pályázó önéletrajza, motivációs levele.
3.3 A Pályázók és a Társaság működtetésében dolgozó munkavállalók adatait elkülönülten kell kezelni, azok kezelésére az előzőekben felsorolt szabályokat értelemszerűen kell alkalmazni.
- Az adatkezeléssel foglalkozó munkavállalók körének meghatalmazása
A Társaság adatkezelési tevékenységéért, jelen adatkezelési szabályzat karbantartásáért a Társaság ügyvezető igazgatója a felelős.
A Társaságnál folyó adatkezelési tevékenység során adatkezelői feladatokat látnak el az alábbi munkavállalók a beosztás után részletezett tevékenységi körben.
HR Asszisztens, közvetítő: a munkaköri leírásban meghatározott felosztás szerint felelős a Pályázók adatainak kezelése tekintetében.
IT szakember: a Társaság működése során keletkező elektronikus adatok biztonsága tekintetében.
- Az adatkezelés technikai lebonyolítása
5.1 Az adatkezelés általános módszerei
Az adatkezelés helye a Társaság székhelye, telephelye
A Társaságnál kezelt adatok nyilvántartási módja a következő lehet:
- nyomtatott irat,
- kézírással kitöltött irat,
- elektronikus adat,
- elektronikusan létrehozott, de papír alapon archivált adat.
Az adatkezelő lapok, interjú lapok hagyományos nyomtatott formában vagy számítógépes módszerrel is vezethetők.
5.2 Az munkavállalók személyi iratainak vezetése
5.2.1 Személyi iratok
Személyi irat minden – bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett – adathordozó, amely a munkaviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik és a munkavállaló személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.
A személyi iratok köre az alábbi:
– a munkavállaló személyi anyaga,
– a munkavállaló tájékoztatásáról szóló irat,
– a munkavállalói jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok,
– a munkavállaló bankszámlájának száma,
– a munkavállaló saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok.
5.2.2 A személyi iratokra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja:
– a közokirat vagy a munkavállaló írásbeli nyilatkozata,
– a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése,
– bíróság vagy más hatóság döntése,
– jogszabályi rendelkezés.
5.2.3 A személyi iratokba való betekintésre az alábbi személyek jogosultak:
– a Társaság vezetői,
-a Társaság azon alkalmazottai, akik munkaköri leírásuk alapján az azokban szereplő adatokat feldolgozzák,
– a vonatkozó törvény szerint jogosult személyek (adóellenőr, revizor, stb.),
– saját kérésére az érintett munkavállaló.
5.2.4 A személyi iratok védelme
A személyi iratok kezelői kizárólag az alábbi személyek lehetnek:
A személyi iratokat és a személyi adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Ha az adatok továbbítása hálózaton vagy egyéb informatikai eszköz útján történik, a személyes adatok technikai védelmének biztosítása érdekében az adatkezelőnek és az adat továbbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, az elküldés után a hálózatról való törlés, stb.) kell tennie.
5.2.5 A személyi anyag vezetése és tárolása
A munkavállalói jogviszony létesítésekor az Társaság erre feljogosított alkalmazottja gondoskodik a munkavállaló személyi anyagának összeállításáról, s azt a vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat szerint kezeli. A személyi anyagot tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben zárt szekrényben kell őrizni.
A személyi anyag része a munkavállalói alapnyilvántartás. Az alapnyilvántartás első alkalommal papír alapon készül, majd a továbbiakban számítógépes módszerrel is vezethető. A számítógéppel vezetett munkavállalói alapnyilvántartást ki kell nyomtatni a következő esetekben:
– a munkaviszony első alkalommal való létesítésekor,
– a munkaviszony megszűnésekor,
– ha a munkavállaló adatai lényeges mértékben megváltoztak.
A munkavállaló az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok átvezetéséről. A személyi anyag vezetéséért és rendszeres ellenőrzéséért az intézmény vezetője a felelős.
A törvényben előírt bérszámfejtési feladatok végrehajtásához a Társaság számítógépes szoftvert használ, melyben rögzíti a munkavállalók szükséges adatait. A szoftver használata során a Társaság kiemelt figyelmet fordít az adatok biztonságos kezelésére, a hozzáférhetőség korlátozására, a hozzáférhetőség biztosítására, az azokban történő módosításokra.
Esetleges szoftverhiba esetén a szoftver gyártójának csak olyan hozzáférést biztosít, amely a hiba elhárításhoz feltétlenül szükséges, és biztosítja, hogy a tárolt adatokról a gyártó mentést nem készít. Amennyiben a adatbázis helyreállításához azt át kell adni a gyártónak, az átadás csak olyan módon történhet, mely garantálja, hogy illetéktelenek ahhoz ne férjenek hozzá.
5.3 A Pályázók személyi adatainak vezetése
5.3.1 A Pályázók személyi adatainak védelme
A Pályázók személyi adatainak kezelői kizárólag az alábbiak lehetnek:
– a Társaság ügyvezető igazgatója,
– a Közvetítő és a Projektvezető, aki a munkaköri leírása alapján a Pályázók kiválasztását végzi.
Az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Ha az adatok továbbítása hálózaton vagy egyéb informatikai eszköz útján történik, a személyes adatok technikai védelmének biztosítása érdekében az adatkezelőnek és az adat továbbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, az elküldés után a hálózatról való törlés, stb.) kell tennie.
5.4 A szolgálati titok védelmével kapcsolatos rendelkezések
A Társaság minden munkavállalójának kötelessége az adatkezelés jogszabályokban és e szabályzatban meghatározott rendjének betartása. Az adatkezelők, illetve a munkavállalók felelősek a tudomásukra jutott adatok védelméért. A munkavállalók és Pályázók személyi adatait kizárólag az e szabályzatban meghatározott személyek az itt meghatározott módon továbbíthatják. A személyi adatok bármely más jellegű (szóbeli, telefonon történő, írásos vagy bármely más módon történő) továbbítása szigorúan tilos.
5.5 Az adatnyilvántartásban érintett munkavállalók, Pályázók jogai és érvényesítésük rendje
5.5.1 Az érintettek tájékoztatása, kérelem az érintett adatainak módosítására
Az adatkezelés által érintett személlyel az adat felvétele előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező. Kötelező adatszolgáltatás esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályt is.
A munkavállaló, a Pályázó tájékoztatást kérhet személyes adatainak kezeléséről, valamint kérheti személyi adatainak helyesbítését illetve kijavítását, amelyet az adatkezelő köteles teljesíteni. A munkavállaló, a Pályázó jogosult megismerni, hogy az adatkezelés során adatait kinek, milyen céljából és milyen terjedelemben továbbították.
A munkavállaló a közokirat, illetve a munkáltató döntése alapján bejegyzett adatok helyesbítését vagy törlését csak közokirat, illetve a munkáltató erre irányuló nyilatkozata vagy döntésének az illetékes szervek által történt megváltoztatása alapján kérheti. Az érintett munkavállaló, Pályázó kérésére a Társaság ügyvezető igazgatója tájékoztatást ad a Társaság által kezelt, adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. A Társaság ügyvezető igazgatója a kérelem benyújtásától számított 30 napon belül írásban, közérthető formában köteles megadni a tájékoztatást.
5.5.2 Az érintett személyek tiltakozási joga
Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha
- a) a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el;
- b) a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, céljára történik;
- c) a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvény lehetővé teszi.
A Társaság igazgatója – az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével – a tiltakozást köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálni, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékoztatni. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő köteles az adatkezelést – beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is – megszüntetni és az adatokat zárolni, valamint a tiltakozásról, illetőleg az annak alapján tett intézkedésekről értesíteni mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében. Amennyiben az érintett a meghozott döntéssel nem ért egyet, az ellen – annak közlésétől számított 30 napon belül – az adatkezelési törvény szerint bírósághoz fordulhat.
5.5.3 A bírósági jogérvényesítés lehetősége
Ha a Társaság adatkezelési tevékenysége során az érintett jogait megsérti, az érintett személye az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.
- Eljárás adatbiztonsági anomália esetén
Amennyiben a Társaság által kezelt adatok elvesznek, az adatok tárolására szolgáló eszközök (laptop, számítógép, mobiltelefon, stb.) elvesznek, vagy azok illetéktelen személyek tulajdonába kerülnek, az eseményről történt tudomásszerzést követően azonnal értesíteni kell a Társaság ügyvezető igazgatóját, aki az eseményről soron kívül tájékoztatja a NAIH illetékes szervét.
Miskolc, 2018. december 10. Polonkainé Valcsev Ivanov Éva
ügyvezető